Hoe zet je een professioneel event op in Zoom?

Zoom is erg populair als videovergadertool maar ook om professionele livestreams en webinars in te organiseren. In dit artikel leggen we je uit hoe je Zoom voor een professionele uitzending kunt inzetten.

De verschillende rollen

Als je een online event organiseert in Zoom is het belangrijk om goed onderscheid te maken tussen de verschillende gebruikers. Je hebt een event-manager, presentator, de sprekers, Zoom-manager en de moderator.

1. De event-manager

Als organisator kun je de rol van event-manager misschien zelf vervullen. Maar iemand moet inhoudelijk op de hoogte zijn, het draaiboek kennen om zo iedereen goed aan te kunnen sturen.

2. De presentator

Een presentator of dagvoorzitter is erg belangrijk om je evenement structuur en inhoud te geven. Diegene draagt het event naar een hoger niveau. Soms wordt deze persoon ook wel de host genoemd.

3. De sprekers

Naast de host zijn sprekers of tafelgasten onmisbaar voor een succesvol programma. Zij gaan bijvoorbeeld met elkaar in gesprek of geven presentaties. Als de sprekers digitaal inbellen dan is het aan te raden om met iedereen de inbel-verbinding te testen op voorhand.

Bereid iedereen goed voor

Haal letterlijk iedereen aan boord door op voorhand met iedereen alles goed door te nemen en de techniek te testen. Dit is extra belangrijk als mensen op een eigen laptop inbellen.

4. Technische moderatie door Zoom-manager

Stel als organisator iemand aan die het event technisch goed voorbereid in Zoom en ook tijdens de productie alle technische aspecten monitort.

5. Inhoudelijke moderator

Naast dat technisch alles op rolletjes loopt is het vaak ook wenselijk om iemand anders aan te stellen om bijv. de chat in te gaten te houden en specifieke vragen door te zetten naar de sprekers.

Echte studio of toch volledig digitaal?

Als je een livestream in Zoom organiseert zijn er twee varianten te onderscheiden. Volledig virtueel of vanuit een studio op locatie met of zonder fysiek publiek erbij (een hybride event).

Volledig virtueel: iedereen belt in

Bij een volledig virtueel of digitaal event bellen zowel de organisatoren en de sprekers in samen met de kijkers. Dit is eigenlijk net zoals een online videovergadering die je gewend bent. Een Zoom-manager en moderator zorgen ervoor dat alles aan de achterkant gesmeerd loopt.

Vanuit een studio: je publiek kijkt online mee

Naast virtueel is het ook mogelijk om vanuit een fysieke livestream-studio een programma uit te zenden in Zoom. Je nodigt de presentator en sprekers dan uit op locatie. De kijkers kijken in dat geval online mee in Zoom en ‘bellen’ dus digitaal in. Houdt er rekening mee dat je met een echte studio ook extra livestream-technici nodig hebt om dit allemaal in goede banen de leiden.

Externe inbellers in de fysieke studio

In de meeste studio’s is het ook mogelijk om extra sprekers digitaal te laten inbellen. Zo hoeven zij niet fysiek aanwezig te zijn. Check altijd goed op voorhand of dit technisch echt mogelijk is en ook voldoet aan je verwachtingen.

Tijdens de uitzending voor het waterschap HHSK zie je de presentatrice live in gesprek met een virtuele inbeller die vanuit huis via Zoom toch kon meepraten tijdens het programma.

Hybride: het publiek is zowel fysiek als online aanwezig

In sommige studio’s is er plek voor fysiek publiek. Denk aan een congreszaal of theaterzaal. Op deze manier kun je er echt een hybride event van maken met fysiek publiek en online kijkers.

Een volwaardig online (tv) programma

Maak er een beleving van. De tijd van saaie webinars en Zoom-events is wat ons betreft echt passé. Neem je online doelgroep echt serieus en maak werk van de inhoud en de uitvoering. Een format zoals een tv-uitzending vinden wij altijd goed werken.

Boektip: Formats. De next step in contentmarketing.

In dit boek worden meerdere succesvolle tv-formats uiteengezet is is een prachtige inspiratiebron voor jouw online uitzendingen.

Maak een duidelijk draaiboek

Maak een duidelijk draaiboek waarin op de minuut nauwkeurig staat omschreven wat er gaat gebeuren en wie hierbij betrokken is. Zowel voor de camera als achter de camera.

Ga stap voor stap door het programma en schrijf alles op inclusief tijden. Bedenk je goed wat de kijker ziet en hoort en wie en wat hier voor nodig is.

Neem dit goed door met het hele team en kijk waar er mogelijk problemen kunnen ontstaan. Weten de presentator en de sprekers wanneer en op welke manier ze in beeld zijn? Hoe en waar is de presentatie te zien? Zijn er video’s die getoond gaan worden? Bij een goed draaiboek laat je niets aan het toeval over.

Maak een technische workflow

Dit is de taak van de Zoom-manager en/of een technisch producer in een fysieke studio. Aan de hand van het draaiboek wordt gekeken hoe alles technisch gaat werken en welke uitdagingen hierbij komen kijken. Onderschat dit niet: een livestream met meerdere elementen wordt al snel technisch complex waarbij een hoop fout kan gaan.

Gebruik visuals zoals een goed vormgegeven presentatie

Denk na hoe je de uitzending wilt vorm en structuur wilt geven. Een (Powerpoint)presentatie helpt daarbij. Besteed hier wel voldoende tijd en aandacht aan laat deze anders door een vormgever nakijken en opmaken. Het betaalt zich terug doordat het je uitzending echt beter maakt.

Zorg voor interactie en breaks

Het is online en live: zorg dan ook voor interactie met je publiek. Online is de spanningsboog korter, las daarom genoeg -korte- pauzes in. En zorg eventueel voor entertainment tussendoor.

Neem deze punten ook goed door met je Zoom-manager en moderator om te kijken in hoeverre het technisch goed is geregeld zodat je niet voor verassingen komt te staan tijdens het event.