Online vergaderen

Online vergaderen is inmiddels niet meer weg te denken uit de nieuwe manier van werken. Dat betekent overigens niet dat online vergaderingen vlekkeloos verlopen. Niet voor iedereen is het eenvoudig gebruik te maken van verschillende online vergadertools.

Microsoft Teams, Google Meet en Zoom zijn over het algemeen de meest gangbare vergadertools. Maar welke tool is nu eigenlijk het beste voor jouw situatie? En welke functionaliteiten binnen deze tool kun je benutten?

Valo ondersteunt bij grotere online vergaderingen en online events. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over de techniek en kun je je focussen op de inhoud.

Hoe werkt online vergaderen?

Bij online vergaderingen komen mensen in een digitale ruimte samen door het gebruik van een online vergadertool. Het kan hier gaan om een interne teammeeting met een beperkt aantal personen, maar bijvoorbeeld ook om een algemene ledenvergadering, waarbij honderden mensen gelijktijdig online samenkomen.

Om een online vergadering soepel te laten verlopen, moet je in ieder geval zorgen voor een goede (bekabelde) internetverbinding, een camera en een microfoon. Bij het organiseren van grootschalige bijeenkomsten is er een moderator nodig om alles in goede banen te leiden. Een moderator zorgt er bijvoorbeeld voor dat iedereen die niet spreekt op mute wordt gezet en ook kan hij of zij de chatfunctionaliteit beheren, zorgen dat op het juiste moment video’s of presentaties worden weergegeven en meer.

> Lees verder onder de foto.

Wat is het beste platform voor online vergaderingen?

Aan de ene kant van het spectrum heb je de online event tools, aan de andere kant de video-vergader of conference tools. De online event tools zijn zeer geschikt wanneer een groot bereik gewenst is, de video conference tools zijn vooral geschikt wanneer er behoefte is aan een hoge mate van interactie.

Grotere organisaties werken vaak met een vast platform, waarbij gebruikers alleen de keuze hebben tussen de verschillende functionaliteiten van dit platform. Binnen Zoom heb je naast Zoom Webinar nu ook de functionaliteit Zoom Events, hetzelfde geldt voor MS Teams waar je Live Events kunt organiseren.

Wanneer je de keuze hebt tussen het gebruik van verschillende tools, dan is het goed vooraf scherp te hebben wat het belangrijkste doel van de online vergadering is, wat de wensen van de doelgroep zijn en aan welke vereisten een platform moet voldoen.

Online vergaderen in Zoom

Zoom meetings zijn met name geschikt wanneer je met een groot aantal deelnemers online wilt vergaderen. Het gebruik van Zoom is vrij laagdrempelig. Ook deelnemers buiten de eigen organisatie kunnen door het delen van een ‘meeting link’ met een paar eenvoudige stappen deelnemen aan de online vergadering.

Zoom heeft een aantal handige functionaliteiten die je kunt gebruiken tijdens jouw online vergaderingen. Zo is er een whiteboard functie, kun je gebruik maken van ‘break-out-rooms’ en ook kun je tijdens de online vergaderingen polls afnemen. Bij het organiseren van een professionele Zoom-meeting  is het goed vooraf te bedenken welke rollen vervult worden en of het een online evenement of een hybride evenement gaat worden. Het verzorgen van een Zoom-onboarding voor de presentator en sprekers zorgt ervoor dat jouw online vergadering tot in de puntjes is voorbereid.

Online vergaderen in Teams

De videoconference tool Microsoft Teams is een prettige tool voor het organiseren van online vergaderingen met een relatief klein aantal deelnemers waarbij interactie gewenst is. Om deel te kunnen nemen aan een Teams-vergadering, moeten je een Microsoft-account hebben. Vaak werken organisaties al met andere Microsoft-programma’s, waardoor het gebruik van Teams voor de hand ligt om interne online vergaderingen te organiseren.

De chat- en inbelfunctie maakt het communiceren met collega’s op afstand extra makkelijk. Microsoft heeft, in tegenstelling tot Zoom, servers in Europa staan. Bedrijven die met een streng (data policy) beleid werken geven dan ook vaak de voorkeur aan het werken met Microsoft Teams.

De voordelen van online vergaderen

Online vergaderen resulteert in de volgende voordelen:

• Het bespaart (reis)tijd, online vergaderingen zijn vaak efficiënter.
• De content is herbruikbaar, superfijn voor deelnemers die de vergadering niet konden bijwonen en achteraf willen terugkijken.
• Het is kosteneffectief, je bespaart vaak de kosten van een locatie, parkeren en catering.
• Het is laagdrempelig, zeker wanneer deelnemers uit het hele land komen zal het aantal vrijwillige deelnemers toenemen.
• Je kunt een unieke beleving creëren, bij het gebruik van video zijn er heel veel mogelijkheden om sprekers af te wisselen met vooraf opgenomen videomateriaal, polls et cetera.

Tips voor online vergaderingen

Wil je professioneel voor de dag komen in de videovergadering, dan speelt niet alleen techniek en organisatie een cruciale rol, maar ook hoe jij zelf voor de camera verschijnt. In onze blog over video vergaderen vind je zeven tips over hoe je professioneel overkomt tijdens jouw online vergaderingen.

Wat kost online vergaderen?

Een ‘simpele’ vergadering die je zelf organiseert is natuurlijk (bijna) kosteloos. Een abonnement op MS Teams, Zoom of Google Meet hoeft namelijk niet veel te kosten en iedereen heeft wel een laptop of smartphone met een webcam en microfoon.

Laat je ontzorgen en focus op de inhoud

Organiseer je een grotere vergadering waar ook externe deelnemers aan meedoen en moet het gewoon allemaal gesmeerd lopen? Huur dan een professional in die jouw vergadertool van A tot Z kent, je vooraf goed adviseert, alles op voorhand correct instelt en tijdens de vergadering bijstuurt waar nodig zodat alles op rolletjes verloopt. Valo heeft specialisten die alles weten van o.a. Teams en Zoom. Al vanaf €600 per dag kun je hierin worden ontzorgt.

Maak van je vergadering een online talkshow

Wil je echt opvallen en je vergadering verreiken met goed beeld en geluid, presentaties en andere audiovisuele ondersteuning? Bij Valo vliegen we een online vergadering graag aan alsof het een talkshow is, compleet met tv-format.

Wil je je virtuele vergadering dus professioneler aanpakken dan zijn er een aantal overwegingen die je kunt maken die van invloed zijn op de kosten. Wil je volledig online vergaderen of ook fysiek mensen uitnodigen? Wil je misschien weg uit je eigen kantoor en gebruik maken van een professionele (livestream) studio? Het is mogelijk en je huurt al een studio vanaf €400 per dagdeel.

Zet jouw Matthijs van Nieuwkerk of Eva Jinek in

Houd je collega’s scherp en laat je online vergadering in goede banen leiden door een dagvoorzitter, externe spreker of (tv) presentator. Zo breng je je vergadering naar een hoger niveau.

Gebruik ondersteunende presentaties, video’s en andere visuals

Saaie Powerpoint-presentaties. Laat ze redigeren door een tekstschrijver en opmaken door een vormgever. Ga je videomateriaal of andere visuele ondersteuning tonen? Dan is het handig om een videograaf in te huren om dit professioneel te verzorgen en correct aan te leveren voor in de videovergadering. Een professionele video kost al snel rond de €2.500 om te laten maken, afhankelijk van je wensen.

Beschouw je vergaderruimte als studio

Goede beeld- en geluidskwaliteit is echt een must voor een professionele uitstraling. Laat je vergaderruimte inrichten met goede apparatuur om zelf makkelijk en op een hoog niveau online te vergaderen.

Valo denk graag mee over de technische realisatie maar ook hoe je die saaie conference-room kunt omtoveren tot een fijne plek die de zintuigen prikkelt. Ons team heeft meerdere vergader-studio’s gebouwd, compleet met prachtige inrichting en goede camera’s en microfoons waarmee je eigenlijk gewoon een tv-programma kunt uitzenden.

Al deze zaken hebben een grote positieve impact op je online vergaderingen en het imago van jouw organisatie. Valo geeft je graag persoonlijk uitleg over de mogelijkheden, ook kun je onze tarievenpagina bekijken voor een ruwe indicatie van de kosten om jouw online vergadering door professionals te laten verzorgen.