Online congres

Wat is een online congres?

Een online congres of symposium is een kennisevenement waarbij het programma online wordt aangeboden. Dit kan volledig online zijn, of in hybride vorm waarbij er ook een fysiek congres wordt georganiseerd. Deelnemers kunnen dan zelf kiezen of ze fysiek of online willen deelnemen. Een online congres wordt ook wel een virtueel of digitaal congres genoemd, en is soms onderdeel van een online of virtuele beurs.

Net als bij een fysiek congres komt hier een hoop organisatie bij kijken. Een online congres is daarom niet even simpel als een Zoom of Microsoft Teams call opzetten. In deze blog leggen we uit wat de voordelen zijn van een digitaal congres en hoe je dit organiseert.

Waarom een online congres organiseren?

Een online congres heeft vele voordelen, waarbij de belangrijkste voordelen de lagere kosten en groter bereik zijn. Lees hier alle voordelen van een online congres:

Bespaar aanzienlijk op kosten

Het grootste verschil bij het organiseren van een online congres, zijn de lagere kosten. Een groot fysiek evenement houden brengt veel facilitaire kosten met zich mee. Als je een kleinere locatie (of helemaal geen locatie) hoeft af te huren, scheelt dit een hoop geld. Dit zorgt er vaak voor dat online tickets goedkoper zijn en er hierdoor weer meer mensen deelnemen. Dit brengt ons gelijk bij het volgende voordeel: een groter bereik. 

Bereik een wereldwijd publiek

Door het congres online te houden kan je een veel grotere groep mensen bereiken. Het congres wordt toegankelijker omdat bezoekers die anders niet komen vanwege tijdgebrek, kosten of fysieke beperkingen nu wél kunnen deelnemen. Wanneer het programma ook nog in meerdere talen wordt aangeboden en deelnemers uit verschillende tijdzones het programma op hun eigen tijd on-demand kunnen terugkijken, kun je letterlijk een wereldwijd bereik hebben. 

Til je programma inhoudelijk naar een hoger niveau

Doordat ook sprekers online kunnen inbellen, kun je nu sprekers bij je programma betrekken die anders niet hadden kunnen komen omdat de afstand te groot is of omdat het de reiskosten te duur zijn. Zo kun je meer kennis en expertise in huis halen voor jouw congres. 

Door het strakke draaiboek van een online congres kun je soepele overgangen in het programma inbouwen. Cruciale momenten die niet live uitgezonden hoeven te worden kun je vooraf al opnemen en tijdens het congres laten afdraaien, zodat je zeker weet dat alles foutloos verloopt. 

Genereer een promotietool voor het fysieke congres

Ze zijn er bij elk evenement: de twijfelaars. Tijd en geld is kostbaar, en bij enige twijfel over de toegevoegde waarde van jouw congres heb je kans dat men de keus maakt om thuis te blijven. Door een hybride congres te organiseren waarbij publiek fysiek én online kan deelnemen, kan je ook de twijfelaars over de streep trekken. Een online deelname is laagdrempelig en kan ervoor zorgen dat diegene besluit om volgend jaar ook fysiek het congres te bezoeken.

Maak je congres duurzamer door te kiezen voor online

Een fysiek congres vereist veel verbruik van middelen en zorgt daarmee voor uitstoot. Er worden veel reisbewegingen gemaakt bij de voorbereiding en afbouw van het congres, sprekers en bezoekers reizen soms flink om het congres te kunnen bezoeken.

Aangezien vervoer één van de grootste bronnen is van CO2-uitstoot, is het milieuvriendelijker om een online congres te houden. Ook scheelt dit een berg aan voorverpakte maaltijden, wegwerpbekers en marketing materiaal dat voor fysieke congressen doorgaans wordt ingezet. 

Hoe werkt een online congres?

Een online of hybride congres is net even anders dan een fysiek evenement. Hoe werkt het als je meerdere sessies tegelijkertijd wil uitzenden? En hoe kunnen bezoekers online switchen tussen gelijktijdige lezingen in het programma? Kun je nog netwerken in een online congres?

Gelijktijdig meerdere sessies streamen

Met de juiste streaming software kun je verschillende podia aanbieden. Wanneer er een parallelle programmering is en er dus meerdere sessies tegelijkertijd zijn kan de bezoeker nét als op een fysiek evenement zelf kiezen aan welke sessie hij deelneemt. 

Break-out-rooms

Soms wil je een kleinschalige workshop of netwerkgroep aanbieden. Dit kan door gebruik te maken van zogeheten break-out-rooms: kleine gesprekskamers met een beperkt aantal online deelnemers. In deze break out rooms kan je als online bezoeker persoonlijk met elkaar kennismaken middels chat en videobellen.

Netwerken

Naast netwerksessies in break-out-rooms, is een virtueel congres een uitgelezen kans om nóg efficiënter te netwerken. Deel links waarbij deelnemers een 1-op-1 meeting in elkaars agenda kunnen inplannen, of organizeer vooraf de 1-op-1 meetings door de juiste doelgroepen met elkaar te verbinden middels een zakelijke speeddate.

On-demand kijken

Het grootste deel van een online congres wordt live uitgezonden, waarbij de bezoeker ook live meekijkt. Als je een nog groter publiek wil bereiken dan kun je alle sessies opnemen en achteraf on-demand beschikbaar maken om terug te kijken. Bezoekers kunnen dan op een eigen moment een sessie terugkijken die voor hen interessant is. Soms worden tickets met on-demand opties voor een hogere prijs aangeboden, en betalen online bezoekers graag wat extra voor de flexibiliteit die dit hen geeft.

Hoe organiseer je een online congres?

Eventmarketing

Een goede promotie is onmisbaar om je online congres een succes te maken. Regelmatig zien we bij mooie en professionele events tegenvallende deelnemersaantallen doordat er geen eventmarketing is gedaan. Het is zonde om te investeren in een congres en door een gebrek aan promotie je doel niet te bereiken. Je kunt je congres onder andere promoten door social media content en advertenties.

Aanmeldingen goed inregelen

Net als bij een fysiek evenement is de organisatie van de aanmeldingen en de communicatie hierover van cruciaal belang om een goede start te maken. Kies online eventsoftware met een betaalsysteem, of een betaalsysteem dat integreert met jouw software. Denk goed na over de soorten tickets die je aanbiedt, welke toegang bezoekers per type ticket horen te krijgen, en hoe je dit technisch kunt inregelen.

Online event software

Een online of hybride congres is even wat anders dan een grote Zoom- of Teams-call opzetten. Wij adviseren om de gratis programma’s links te laten liggen. Voor een online congres heb je écht een stabiel platform nodig. Welke functies wil je? Meerdere sessies tegelijk livestreamen? Breakout rooms en 1-op-1 netwerk mogelijkheden? Online stemmingsrondes? Wil je sponsorruimte verkopen, of call-to-actions invoegen? Kies een platform dat aan jouw wensen voldoet en de organisatie makkelijk maakt.

Intergratie met de website

Bij een online congres wil je waarschijnlijk de registratie en livestreams via je eigen website laten verlopen. Kies daarom software die je kan integreren met de techniek die voor jouw website is gebruikt. Valo kan je hierbij adviseren.

Professionele livestreaming partij

Voor het live uitzenden van een congres kun je het beste een professionele partij inhuren die je volledig ontzorgt op technisch gebied zodat jij je op de inhoud kan focussen. Bij Valo verzorgen we al meer dan 10 jaar professionele livestreams, waarbij we merken dat klanten het fijn vinden om hierin ontzorgd te worden. Daarom nemen we de gehele techniek uit handen, en geven we mediatraining aan de sprekers en presentatoren zodat iedereen zelfverzekerd de uitzending in gaat.

We stellen een strak draaiboek op en op de dag zelf zorgen we ervoor dat iedereen op de seconde weet wat hij moet doen. De sessies zenden we live uit met professioneel beeld en geluid, waarbij we live schakelen tussen verschillende camera’s. Een soort live montage dus. De livestream wordt meestal opgenomen en kan door de live-montage. Als je dat wilt kun je na afloop eigenlijk al direct deze on-demand video online plaatsen zodat men deze kan terugkijken.

Fysieke locatie of studio inrichten

Host je een hybride congres, dan zal de livestreampartij de techniek op locatie moeten opbouwen. Waarschijnlijk heb je meerdere ruimtes of zalen waarin dit moet gebeuren. Heb je een online congres zonder fysieke bezoekers, houd er dan rekening mee dat je ergens een studio moet huren of laten opbouwen. Valo helpt met studio bouw en kan hiervoor alle apparatuur en decoratie (staging) uit handen nemen.

Na het congres

Stel je voor: je congres is afgelopen, je bent blij dat alles vlekkeloos is verlopen en je geniet volop na van de positieve feedback. Logisch dat je even achterover wil leunen, maar vergeet de bezoekers niet! Het is goed om vooraf een plan te hebben hoe je de communicatie na je congres voortzet. Denk hierbij aan het beschikbaar maken van on-demand content, of een aftermovie maken en nasturen als bedankje. Neem dit op voorhand mee in je marketingplan.

Jouw online congres van A tot Z geregeld 

Hulp nodig met het opzetten van een online of hybride congres? Dat kunnen we ons goed voorstellen. De meeste organisaties hebben weinig ervaring met zelf livestreamen en hebben geen technisch team in huis. Wij helpen je graag hiermee. Stuur ons gerust een mailtje of geef ons een belletje en wij nemen de mogelijkheden met je door!