Cliënt
De Gemeente Rotterdam heeft inmiddels een langetermijnsamenwerking met Valo. Het was dan ook niet verrassend dat ze ons vroegen om hun hybride evenement over sociaal leiderschap te livestreamen, wat we uiteraard graag deden! Het evenement werd georganiseerd voor medewerkers van de gemeente, en had als doel om kennis te delen en te inspireren.
Twee keer zo groot bereik door de hybride aanpak
De gemeente voert een hybride werkbeleid, waarbij medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken. Ook de kennisevenementen van de gemeente worden daarom hybride aangeboden, zodat het evenement toegankelijk is voor elke werknemer. Een deel van de ambtenaren woont namelijk buiten regio Rotterdam.
Ondanks dat de zaal vol zat met deelnemers die fysiek aanwezig waren, was meer dan de helft van de opkomst online. Zo’n 2,5 uur lang konden online bezoekers meekijken via de livestream en hun vragen stellen via de chat. Een moderator betrok online en offline publiek door in de zaal rond te lopen met een microfoon tijdens vragenrondes en daarnaast de vragen te beantwoorden die via de chat binnenkwamen.
Tekst gaat verder onder de foto
Gekozen platform: Microsoft Teams Live Events
Voor dit besloten hybride evenement hebben we in overleg met de gemeente gekozen voor het platform Microsoft Teams Live Events. De gemeente gebruikt dit platform vaker, en de communicatieafdeling heeft zelf alle promotie en mailings rondom het evenement opgepakt.
Valo heeft gebruik gemaakt van een hybride set om dit evenement te livestreamen via Microsoft Teams Live Events. Mensen die het evenement moesten missen, hadden de mogelijkheid om de opname van het evenement achteraf alsnog terug te kijken.
Tekst gaat verder onder de foto
Geen wifi, toch livestreamen
De nachtmerrie van elke event manager: de ruimte van het evenement had een internetaansluiting, maar ondanks dat deze vooraf was gecheckt bleek er op de dag zelf geen verbinding tot stand te komen. Normaliter is dat problematisch wanneer je een hybride evenement gaat livestreamen.
Gelukkig biedt Valo de Valo verbindingsgarantie waarbij we 100% stabiel internet beloven, en hebben we het gehele evenement van zo’n 2,5 uur over 4G gestreamd. Valo heeft hiervoor een speciaal kastje van meerdere simkaarten met databundels ingezet, zodat de verbinding tijdens het gehele evenement stabiel was. Zo lossen we kritieke problemen op voor onze klanten.
