Wat is hybride vergaderen?
Een hybride vergadering houdt in dat je vergadert met mensen in een vergaderzaal, waarbij deelnemers ook online inbellen. Het is een vorm waarbij online vergaderen en offline vergaderen wordt gecombineerd. Deze manier van vergaderen is sterk in opkomst, mede vanwege het hybride werken dat in veel organisaties wordt toegepast. Hierdoor werken mensen deels thuis en deels op kantoor, waardoor het vaak voorkomt dat iemand vanuit huis wil inbellen.
Wat is het verschil tussen hybride vergaderen en een gewone videocall?
Hybride vergaderen is niet hetzelfde als videobellen. Bij een videocall zit je uitsluitend met online deelnemers in een meeting, hoewel er soms op kantoor ook twee mensen achter één scherm gaan zitten om tegelijk te kunnen inbellen. Je zult al snel merken dat dit niet ideaal is, zeker niet als er meerdere mensen proberen om via één laptop in te bellen.
Wat heb je nodig voor een hybride vergadering?
Om een hybride vergadering succesvol te laten verlopen, moet je een vergaderruimte inrichten met een goede microfoon en camera, waarbij iedereen in de zaal goed in beeld is. Ook is het fijn om een groot scherm te hebben, zodat de online deelnemers ook goed zichtbaar zijn. Het vereist dus een andere opzet dan een normale videocall, zeker als er veel deelnemers aanwezig zijn. Er zijn prachtige videoconference-systemen van onder andere het merk Logitech, die zeer geschikt zijn voor hybride vergaderen.
Hoe organiseer je een hybride vergadering?
Je kunt een hybride vergadering gemakkelijk zelf organiseren met online vergadersoftware zoals Microsoft Teams, Zoom, Google Meet of soortgelijke programma’s. Stel een duidelijke structuur op en bedenk hoe je jouw online publiek bij de vergadering kan blijven betrekken. Zorg voor voldoende afwisseling en online interactie.
Wil je de hybride meeting naar een hoger niveau tillen, dan kan Valo jou helpen om een professionele vergadering op te zetten. De vergadering wordt dan een echte online tv-uitzending met professioneel beeld en geluid, en een interactief programma. Je kunt hierbij video’s laten afspelen, een stemmingsronde houden, binnenkomende vragen door een moderator laten beheren en externe sprekers inbellen. Dit is ideaal als je een hybride vergadering voor een groot of belangrijk publiek wil houden.
Waarom zou je hybride moeten vergaderen? De 5 voordelen van hybride meetings:
1. Hybride vergaderen geeft meer flexibiliteit
Met hybride vergaderen geef je mensen de mogelijkheid om aan te sluiten op een moment dat ze anders niet op locatie (kunnen) zijn. Daardoor komen er meer mogelijkheden in de agenda vrij om een vergadering in te plannen. Ook kan een belangrijke meeting of presentatie worden opgenomen zodat anderen deze eenvoudig kunnen terugkijken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een digitale kennisdelingssessie.
2. Hybride vergaderen is toegankelijker
Bij vergaderingen waarbij veel deelnemers zijn uitgenodigd zoals een online algemene ledenvergadering, is het grote voordeel dat je vergadering toegankelijker wordt. Mensen die anders vanwege de reistijd, afstand of fysieke beperkingen zich zouden afmelden, kunnen nu toch deelnemen. Ook werknemers die vanwege ziekte niet naar kantoor kunnen komen maar fit genoeg zijn om achter een laptop te zitten kunnen toch aanhaken.
3. Hybride vergaderingen zijn efficiënter
Afhankelijk van het type werk kan een hybride vergadering ook voordelen hebben vanwege de presentatiemogelijkheden. Deelnemers kunnen eenvoudig om de beurt een scherm delen, of meekijken op het scherm van iemand anders als er een probleem moet worden opgelost.
Daarnaast bevatten hybride vergaderingen een strakkere structuur zodat de vergadering voor alle deelnemers prettig en gestructureerd verloopt. Een agenda wordt vaak vooraf al doorgestuurd. Hierdoor zijn hybride meetings vaak efficiënter, en kunnen deelnemers goed voorbereid de vergadering ingaan.
4. Hybride vergaderen is beter voor het milieu
Mobiliteit is een van de grootste bronnen van CO2 uitstoot. Omdat hybride vergaderen het mogelijk maakt om vanuit huis in te bellen, wordt er minder CO2 uitgestoten. Dit loont zeker voor langere reizen of reizen naar het buitenland. Organisaties met vestigingen in meerdere landen kunnen door hybride vergaderen een nauwere samenwerking houden, waarbij er niet meer zoveel gereisd hoeft te worden als vroeger.
5. Hybride vergaderen bespaart kosten
Door de gestructureerde meetings ben je minder tijd kwijt aan inefficiënte overleggen, waardoor werknemers meer tijd hebben om zich te focussen op hun werk. Ook het minder reizen resulteert in flinke besparingen: naast het besparen van reistijd tijdens werkuren, bespaar je ook op vliegtickets, parkeerkosten en andere reiskosten, en op uitgaven voor zakelijke lunches.
Betrek je deelnemers door een professionele vergadering
Wil je een professionele vergadering voor een grote groep mensen organiseren, waarbij de deelnemers zich betrokken voelen? Kies dan voor een hybride meeting, waarmee je de opkomst verhoogt en de betrokkenheid vergroot. Een hybride vergadering biedt veel kansen tot interactie, en de chatfunctie maakt het voor de deelnemers eenvoudig om vragen te stellen. Door de vergadering op te nemen, bereik je zelfs ná de vergadering nog meer publiek!
Valo kan jou helpen om van jouw hybride meeting een online tv-uitzending te maken die deelnemers niet snel zullen vergeten.
