7 tips: professionele onboarding in Zoom of Microsoft Teams voor de presentator en sprekers

Je organiseert een online event in Zoom of MS Teams en wilt dat je presentator of dagvoorzitter samen met de sprekers goed voor de dag komen. Een onboarding met alle aanwezigen biedt dan uitkomst. In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je ervoor zorgt dat iedereen is voorbereid en goed te zien en te horen is.

Je hebt het waarschijnlijk al vaak genoeg mis zien gaan. Meetings of webinars waarbij het beeld of geluid haperde door een slechte internetverbinding. Mensen die niet te zien of te horen zijn of een spreker die zichzelf niet kan unmuten. Hierdoor zijn al teveel online events volledig in het water gevallen en dat is zonde. Met een goede voorbereiding is dit makkelijk te voorkomen.

In het artikel ‘Organiseer je Zoom-meeting professioneel‘ leggen we je uit welke rollen belangrijk zijn binnen een online event, waar je op moet letten en welke evenement-varianten wij hierin onderscheiden.

Sprekers die inbellen via Zoom of MS Teams

Stel dat je een volledig virtueel evenement organiseert waarbij iedereen virtueel meedoet, zowel de dagvoorzitter, de sprekers en ook het publiek. Of je livestreamt vanuit een fysieke studio maar wilt enkele sprekers of tafelgasten de mogelijkheid bieden om toch op afstand mee te kunnen praten. Microsoft Teams of Zoom zijn hiervoor erg geschikt. Je wilt alleen wel zeker weten dat iedereen goed voor de dag komt.

Handige tips voor jouw host en sprekers

Als jouw sprekers inbellen met een eigen laptop vanaf een andere locatie dan zijn de tips in onderstaand artikel ‘Op je best voor de webcam‘ handig om kennis van te nemen.

Krijg iedereen aan boord met een onboarding

Het is erg belangrijk om het programma, de tijden en alle technische zaken te bespreken (en te testen) met iedereen die onderdeel is van de uitzending. Dus iedereen die in beeld komt en actief onderdeel is van het programma, los van het publiek dat meer passief meekijkt.

Dit noem je een onboarding en het liefste doe je dit ruimschoots op tijd zodat er nog voldoende tijd is om eventuele problemen op te lossen. Bij Valo doen we dit het liefste twee tot drie weken voordat het online event plaats vindt.

Wat test je tijdens een onboarding?

Voor de presentators en alle sprekers is het belangrijk om het precieze programma te weten inclusief tijden. Zo hebben ze een goed beeld wat er van hen verwacht wordt en wanneer.

Als je inbelt in MS Teams of Zoom is het volgende belangrijk:

1. Een stabiele en snelle internetverbinding.
2. Een goede laptop, computer of smartphone.
3. De meest recente versie van Zoom of Teams.
4. Iedereen moet goed te verstaan zijn.
5. Alle deelnemers moeten ook goed te zien zijn.
6. Bij een presentatie moet je op een correcte manier het scherm kunnen delen.
7. Alle aanwezigen moeten elkaar goed kunnen zien en horen.

Systeemvoorkeuren voor Zoom Meetings & MS Teams

Zoom heeft uitgebreide documentatie hoe je het meeste uit het de software haalt. En voor Microsoft Teams vindt je hier de documentatie. Wij zetten de belangrijkste zaken voor je op een rijtje.

1. De beste internetsnelheid voor Zoom (of MS Teams)

Je wilt in HD-videoformaat zenden, in de resolutie 720p of 1080p HD-video. Check ook welk videoformaat je webcam aan kan. Op internet wordt alles in kleine datapakketjes verzonden. Bij een videovergadering is het belangrijk dat deze zo snel mogelijk worden verstuurd en -bijna- allemaal ook aankomen bij de bestemming. Als ze niet allemaal aankomen dan krijg je haperingen in je beeld en geluid.

Een snelle en stabiele internetverbinding is cruciaal

Bij Zoom en Teams moet je rekening houden met 1,2 Mbps tot 3,8 Mbps upload- en downloadsnelheid en een ping van maximaal 150ms. Je verbruikt al snel 800 MB tot 2,5 GB per uur bij een groepsmeeting met meerdere videobellers.

Die 3,8 Mbps staat trouwens voor ‘megabit per seconde’ en die 150ms staat voor miliseconden. En het geeft de maximale snelheid aan voor het downloaden (ontvangen) en uploaden (versturen) van alle videoverbindingen in Zoom. Dezelfde snelheden en dataverbruik gelden ook voor MS Teams.

Test je internetsnelheid via Ookla

Je kunt je snelheid makkelijk testen bij: Speedtest door Ookla. In het voorbeeld hieronder zie je een ping van 38 miliseconden, een downloadsnelheid van een kleine 55 Mbps en een uploadsnelheid van een dikke 25 Mbps. In principe een prima internetverbinding voor een videocall.

Stabiel internet is beter dan snel internet

Je internet-snelheid is belangrijk maar slechts een momentopname en kan opeens veranderen. Je hebt liever een iets lagere maar wel stabiele snelheid zonder pieken en dalen. Hoe lager je ping-getal, hoe sneller je datapakketjes (of videopakketjes) worden verstuurd. Hoe sneller, hoe beter.

Bekabeld internet is vaak stabieler dan wifi

Wifi is vaak onbetrouwbaar en kan erg fluctueren in snelheid. Als je de mogelijkheid hebt om via een ethernetkabel stabiel bekabeld internet te krijgen dan heeft dat de voorkeur. Je kunt via de site ping.canbeuseful.com je ping over langere tijd monitoren om zo een goed beeld te krijgen van de stabiliteit. Hoe lager dit getal hoe beter de verbinding.

Heb je echt alleen toegang tot wifi?

Ga dan dichtbij de router zitten en zorg dat er zo min mogelijk andere mensen of devices gebruik maken van dit wifi-netwerk. Als jijzelf of anderen namelijk veel dataverkeer veroorzaken dan ga je dat merken in een lagere of instabiele snelheid.

2. Wat is de beste laptop voor een videocall?

Zoom & MS Teams zijn zware programma en vragen dus veel van je computer. Zeker als je je scherm gaat delen voor een presentatie of met een grote groep videobellers in een meeting zit. Wil je Zoom goed kunnen draaien dan moet je computer aan minimale eisen voldoen. Zie ook de minimale eisen voor MS Teams.

Ons advies is om hier altijd (ver) boven te gaan zitten zodat je zeker weet dat je smartphone of laptop deze software goed kan draaien naast ook andere programma’s. Nieuwere duurdere laptops met een zware processor kunnen deze software meestal goed aan.

3. Update de software

Zoom & MS Teams verbeteren constant hun software en voegen nieuwe functionaliteiten toe. Update daarom altijd je software naar de meest recente versie. Download Zoom hier of download MS Teams hier.

4. We horen je niet

‘Je staat op mute’ en ‘we horen je niet’. Inmiddels zijn dit gevleugelde uitspraken. Stel dit dan ook van tevoren goed in en test of het werkt.

Zowel bij Zoom als MS Teams kun je in de instellingen de source van je speaker en microfoon selecteren. Wij adviseren vaak om een headset of oordopjes te gebruiken. Deze kun je dan als ‘bron’ instellen voor de speaker.

Als microfoon stellen we meestal wel gewoon de interne microfoon van de laptop in. Dit omdat bij de meeste headsets de interne microfoon niet van goede kwaliteit is. Test dit daarom en kijk wat voor jou het beste werkt.

Wil je echt voor die ‘radio-stem’ gaan dan kan een externe USB-microfoon uitkomst bieden. De Blue Yeti of Snowball zijn goede USB-microfoons. Ook deze moet je dan als audio-bron selecteren. Check dit dus goed voor je live gaat.

Hieronder zie je de audio-opties in Zoom. Als speaker is hier een externe bluetooth-headset geselecteerd (WH-1000XM4 in dit voorbeeld). Maar als microfoon is de interne microfoon geselecteerd omdat deze een betere audio-kwaliteit geeft (hier de MacBook Air microfoon). Bij jezelf zul je andere opties zien staan.

5. Zet je webcam aan

Korrelig of donker beeld. Dat is niet natuurlijk niet wat je wilt. De webcam van nieuwere computers geven vaak voldoende kwaliteit.

Externe USB-webcam

Je kunt ervoor kiezen om een externe USB-webcam te gebruiken. Goedkoop is vaak duurkoop. Een duurder model geeft echt een beter videobeeld en presteert ook nog steeds als het donkerder of lichter is in de ruimte.

De wat duurdere webcams zijn vaak HD en filmen in 1920 × 1080 pixels (1080p). Goedkopere camera’s filmen vaak in 1280 × 720 pixels (720p). Minder pixels hoeft niet te betekenen dat het beeld dan slecht is. Vaak kiest de software automatisch de interne camera van de laptop. Je moet dan de USB-camera zelf handmatig selecteren als videobron in de software.

Hieronder zie de audio- en webcam-instellingen in Microsoft Teams. In dit voorbeeld is er keuze tussen meerdere camera’s. De FaceTime camera is de interne camera en de BRIO 4K de externe USB-camera.

Let op: de interne microfoon van dergelijke webcams zijn vaak van slechte kwaliteit. Check dit en selecteer deze dan ook niet als audiobron in Zoom of Teams.

Moet ik een 4K webcam hebben?

4K geeft een videobeeld van 4096 × 2160 pixels (2160p). Heel gaaf, maar zowel Zoom als MS Teams ondersteunen voorlopig alleen tot HD-beeld: 1080p. Dit stuur je dus automatisch ook uit met jouw 4K-webcam. Dus nee, je hoeft geen 4K webcam te gebruiken.

Maar…

Wat wel handig kan zijn is dat je vaak digitaal kunt inzoomen in het 4K videobeeld. Zo kun je jezelf bijvoorbeeld beter centreren in het beeld. De Logitech BRIO 4K webcam heeft deze mogelijkheid met aparte software die je moet installeren.

Het gebruik van filters en digitale achtergronden

Een filter, digitale achtergrond of het virtueel blurren van je omgeving is makkelijk en wordt vaak gebruikt. Erg handig natuurlijk als je in de slaapkamer zit, je bed niet is opgemaakt en je net je kleding te drogen hebt gehangen. Toch zijn wij er geen fan van want je ziet vaak dat het er nep en lelijk uitziet. Hierdoor kan het juist erg afleiden.

6. Deel je presentatie

Je hebt je uitgesloofd op die presentatie en alles ziet er tiptop uit. Nu wil je dit natuurlijk met de rest van de wereld delen. In Zoom of MS Teams kun je heel je bureaublad delen, een specifiek programma of bijvoorbeeld een tabblad in in je webbrowser. Meestal kiezen wij ervoor om gewoon heel je scherm te delen. Let er wel op dat de kijker thuis dan in principe alles kan zien wat je doet op je desktop. Zoom geeft hierover tekst en uitleg en voor Teams vindt je meer info in dit artikel.

Aspectratio in HD breedbeeld

De meeste online video’s en livestreams worden uitgezonden in breedbeeld HD-video. Dit heeft een aspectratio van 16:9. Vroeger waren tv’s en beeldschermen meer vierkant en hadden ze een aspectratio van 4:3. Veel presentaties worden automatisch opgemaakt in het 4:3 formaat. Je krijgt dan links en rechts een zwarte balk te zien omdat Zoom en MS Teams uitzenden in breedbeeld (16:9). Het is dus mooier om je presentatie in HD breedbeeld op te maken.

Geef toestemming om je scherm te delen

Je computer is meestal beveiligd zodat software als Zoom of Teams niet zomaar alles kan ‘uitzenden’ wat er gebeurd op je bureaublad. Je moet deze software specifiek toestemming verlenen om je scherm te delen. Test dit op voorhand zodat je later niet voor verassingen komt te staan.

Zet notificaties uit

Als je heel je scherm deelt is er niets zo irritant als notificaties van binnenkomende e-mails, appjes en het weerbericht voor morgen. Zorg ervoor dat je dit allemaal uit hebt staan. Let er ook op dat je niet per ongeluk je mailbox open hebt staan met gevoelige mails.

Er zit audio of video met geluid in je presentatie

Heb je video of audio in je presentatie verwerkt dan is het goed om dit echt grondig te testen. Video’s die niet willen afspelen, YouTube-linkjes die niet werken, helaas hebben we dit vaak meegemaakt. Check dus of dit correct werkt.

In Zoom of Teams kun je bij het scherm delen ook aanvinken dat je de audio mee wilt sturen. Als je je presentatie deelt stuur je ook meteen de audio mee vanaf je computer. Microsoft Teams legt in een uitgebreid artikel uit hoe dit werkt. Lees in dit artikel hoe het voor Zoom werkt.

7. Zie je de anderen ook?

Het is natuurlijk ook belangrijk dat je de anderen en eventuele presentaties goed kunt zien en horen. Een groot beeldscherm helpt enorm om ook de kleine lettertjes in bijvoorbeeld een presentatie te kunnen lezen. Je kunt ook twee beeldschermen naast elkaar zetten zodat je naast Zoom of Teams ook bijv. je aantekeningen kunt openzetten op het andere scherm.

Hoor je iedereen?

Audio uit geluidsboksen kan voor een echo zorgen omdat de audio dan weer opgevangen wordt door je microfoon. Je krijgt dan een vervelende echo. Gebruik in dat geval een headset of oordopjes en selecteer deze als speaker-bron in de software. Let op: meestal is de microfoon van zo’n headset niet erg goed en wil je liever de interne microfoon van je laptop gebruiken. Dit moet je dan zelf apart instellen.

Extra bonus-tips:

Zoom & MS Teams zijn zware programma’s

Je computer kan het zwaar hebben met het draaien van videoconference-software. Sluit daarom zoveel mogelijk andere programma’s of apps af. Sluit ook eventuele downloads of programma’s die aan het updaten zijn af.

Gebruik meerdere devices

Als je meerdere programma’s tegelijkertijd gebruikt dan kan het handig zijn om dit te verdelen over meerdere apparaten. Het kan namelijk zijn dat je computer al die programma’s niet trekt, vastloopt of nog erger: uitvalt. Ook kun je zelf per ongeluk een programma wegklikken of afsluiten, zeker als je alles tegelijkertijd gebruikt.

Meerdere devices is dan erg handig. Zo kun je Zoom of Teams draaien op je computer. Maak je bijvoorbeeld ook gebruik van sites als Sli.do, Kahoot of Mentimeter dan kan het handig zijn dit op een andere laptop de draaien. Check dit wel altijd even met je Zoom-manager (of MS-Teams manager).

Test, test, test

Test alles -maar dan ook echt alles- grondig op voorhand. Neem de agenda goed door en doe een generale repetitie op voorhand waarin alles wordt gesimuleerd. Zo weet je zeker dat alles technisch op orde is tijdens het online evenement zelf.